ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ (GDPR И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ)

I. Въведение

1. Общ регламент за защита на личните данни

Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) замества Директивата 95/46 / ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните -членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава "правата и свободите" на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.

2. Обхват очертан от Общия регламент за защита на данните

Материален обхват (член 2) – Общият регламент се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни (например ръчно и на хартия), които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.

Териториален обхват (член 3) – правилата на Общия Регламент ще важат за всички администратори на лични данни, които са установени в ЕС, които обработват лични данни на физически лица, в контекста на своята дейност. Ще се прилага и за администратори извън ЕС, които обработват лични данни с цел да предлагат стоки и услуги или ако наблюдават поведението на субектите на данни, които пребивават в ЕС.

Принципът, е че правилата на ОРЗД „следват“ личните данни на субектите на данни, които се намират в Европейския съюз.

3. Понятия

„Лични данни" - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице, както и всяка друга информация, която се определя от приложимото право като лични данни;

„Специални (чувствителни) категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация , както и всички други лични данни, които се определят от приложимото право като специални.

„Обработване" - означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

„Администратор" - всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.

„Съгласие на субекта на данните" - всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.

„Профилиране" - всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;

„Нарушение на сигурността на лични данни" - нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;

„Основно място на установяване “ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде мястото, където се намира централното му управление в Съюза, или ако обработващият лични данни няма централно управление в Съюза, мястото на установяване на обработващия лични данни в Съюза, където се осъществяват основните дейности по обработването.

Ако администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която администраторът работи, за да действа от името на администратора и да се занимава с надзорните органи. (Член 4 т.16) от ОРЗД)

„Получател" - физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели"; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни;

Виж чл. 4 от ОРЗД, където са дадени определенията за всяко от горните.

II. Декларация относно политиката по защита на личните данни

1. Ръководството на МИЛАДО ООД се ангажират да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на "правата и свободите" на лицата, чиито лични данни МИЛАДО ООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

Администраторът се задължава да осигури съответствието на всички дейности, които извършва, по събиране и обработване на лични данни, съгласно изискванията на ОРЗД.

2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.

3. Настоящата политика се отнася до всички дейности по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията на МИЛАДО ООД обработва от различни източници.

4. Администраторът води Регистър на дейностите по обработване. В случаите, когато воденето на регистъра е възложено на Длъжностното лице по защита на данните/отговорника по защита на личните данни, то отговаря за въвеждането в този регистър на всякакви промени в дейностите на МИЛАДО ООД , както и на всички други допълнителни изисквания, в т.ч. оценки на въздействието върху защитата на данните. Този регистър трябва да бъде на разположение по искане на надзорния орган.

5. Тази политика се прилага за всички служители/работници (и заинтересовани страни) на МИЛАДО ООД , както и за обработващите и членовете на техния персонал. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай, че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи за ангажиране на наказателна отговорност.

6. Трети страни, които работят с или за МИЛАДО ООД , в т.ч. партньори, външни доставчици, клиенти и др., както и които имат или могат да имат достъп до личните данни на администратора, са длъжни да се запознаят и съобразят с тази политика. Администраторът е длъжен да сключи споразумение за поверителност на данните с всяка трета страна, на която предоставя достъп до личните данни, обработвани от него, което дава право на МИЛАДО ООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения, освен ако обработването не се изисква от правото на ЕС или от правото на държава-членка..

III. Задължения и отговорности по Регламент (ЕС) 2016/679

1. МИЛАДО ООД е администратор на данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 и носи цялата отговорност и рисковете от евентуално несъответствие с изискванията на ОРЗД, включително е отговорен за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на личните данни в МИЛАДО ООД

2. Обработващ лични данни е всяко лице извън организацията на администратора, което обработва пряко личните данни от името на администратора - съхранява, дигитализира, каталогизира и т.н. цялата информация.;

3. Длъжностното лице по защита на данните, респ. лицето, което по длъжностна характеристика или по възлагане, изпълнява задачи, свързани със защита на личните данни (отговорно лице/отговорник по защита на данните), взема участие на заседанията на ръководството на администратора, на които се обсъждат въпроси от областта на защита на личните данни, и съветва администратора за доказване на съответствието със законодателството в областта на защита на данните и добрите практики.

(Примерна длъжностна характеристика на ДЛЗД (GDPR_FORM_03) и (Примерна длъжностна характеристика на Отговорник по защита на данните (GDPR_FORM_03A).

Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) - ролята на длъжностното лице по защита на данните, кога неговото назначаване е задължително и какви са изискванията към него са подробно описани в чл. 37-39 от ОРЗД.

Отговорник по защита на данните - в случаите, когато не е задължително да се назначи ДЛЗД, работната група по чл. 29 казва следното: „Нищо не пречи на организация, която не е задължена по закон да определя ДЛЗД и не желае да определя ДЛЗД на доброволна база, все пак да наеме персонал или външни консултанти, които да изпълняват задачи, свързани със защитата на личните данни. В този случай е важно да се гарантира, че няма да има объркване по отношение на званието, статута, длъжността и задачите. Поради това във всички съобщения в рамките на дружеството, както и с органите за защита на данните, субектите на данни и обществеността като цяло, трябва да се пояснява, че длъжността на въпросното физическо лице или консултант не е длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД).“ (Виж: Насоки за длъжностните лица по защита на данните, Раздел 2.1. ) Наименованието на тази длъжност сме нарекли за удобство „Отговорник“, но може да бъде заменено с друго, което Администратора смята за подходящо.

Тази отчетност на ДЛЗД включва:

• разработване и внедряване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 както се изисква от настоящата политика;

• управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката.

4. Длъжностното лице по защита на данните, което следва да бъде подходящо, квалифицирано и опитно, се избира от ръководния орган на администратора (в зависимост от неговата структура и правно-организационна форма). ДЛЗД е длъжно да съветва и информира администратора за прилагането на ОРЗД и други актове от вътрешното и европейското законодателство в областта на защита на личните данни, съобразно задълженията си по договор и съгласно изискванията на ОРЗД, включително да следи за прилагането на тази политика.

5. ДЛЗД има и специфични задължения по ОРЗД – до него се отправят всички искания на субектите на данни (виж „Процедура за управление на исканията от субектите“ (GDPR_PROC_02) и е контактна точка за служителите на администратора, които искат разяснения по всеки аспект на спазването на защитата на данните. ДЛЗД е лицето за контакт и пред надзорния орган.

6. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на МИЛАДО ООД , които обработват лични данни, в зависимост от задълженията им длъжностните характеристики.

7. Политиката за обучение на МИЛАДО ООД (Политика за провеждане на обучение (GDPR_POL_02)) определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите/работници на МИЛАДО ООД

Принципи за защита на данните

Цялото обработване на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на МИЛАДО ООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно.

Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да обработва лични данни. Това са т. нар "основания за обработване", например „съгласие“. Съгласието на субекта е едно от основанията за обработване на личните данни. Такова може да бъде също изпълнение на договор или законен интерес на администратора, в които случаи съгласие не е нужно да бъда давано.

Добросъвестно - за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, необходима във всеки конкретен случай и за всяка конкретна цел, по разбираем, кратък и достъпен за субекта на данни начин. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Прозрачно – Регламент (ЕС) 2016/679 поставя изисквания относно това, каква информация трябва да бъде предоставена на разположение на субектите на данни, която е обхваната от принципа за "прозрачност", регламентиран в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Съгласно цитираните разпоредби на ОРЗД, информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език, т.е. декларациите за поверителност, които се подписват от субектите на данни, трябва да бъдат подробни и конкретни, разбираеми и достъпни.

Правилата за уведомяване на субекта на данни от МИЛАДО ООД са определени в Процедура за прозрачност при обработката на лични данни (GDPR_PROC_02) и уведомлението се записва в Образец на Декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни) (GDPR_FORM_01).

Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:

• данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;

• контактите на ДЛЗД (когато има определено);

• целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;

• периода, за който ще се съхраняват личните данни;

• съществуването на следните права - да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;

• категориите лични данни;

• получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;

• където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;

• всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.

2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели.

Данните, получени за конкретни цели, следва да се събират и обработват само за тези цели, които съответстват на дейностите по обработване, включени в Регистъра на дейностите по обработване на данни (чл. 30 ОРЗД) на МИЛАДО ООД Процедура за прозрачност при обработката на лични данни (GDPR_PROC_02) определя съответните правила.

3. Личните данни, които администраторът събира, трябва да бъдат ограничени до това, което е необходимо за съответната цел на обработване (принцип на минимизиране на данните, които могат да бъдат обработвани за конкретния субект)

• ДЛЗД/Отговорникът по защита на данните следи за събиране само на тази информация, която е строго необходимо за целта на обработване.

• Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за добросъвестно обработване или връзка Уведомление за поверително третиране на личните данни (Декларация за поверителност) (GDPR_FORM_01) и да бъдат одобрени от ДЛЗД.

• Длъжностното лице по защита на данните / отговорникът по защита на данните има задължения за извършването на периодични проверки (посочете периодичност, но поне веднъж годишно), които да гарантират, че събраните данни продължават да бъдат адекватни, релевантни и не са прекомерни (Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните (GDPR_PROC_09) и използваната от вас методология за оценка на въздействието).

4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуални във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

• Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат преглеждани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.

• Длъжностното лице за защита на данните / отговорникът по защита на данните трябва да гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.

• Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предават за съхраняване от МИЛАДО ООД са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за администратора, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.

• От служителите / работниците ( клиентите / други) трябва да се изисква, да уведомяват МИЛАДО ООД